上手に話を伝える為の7つのポイント。

 

上司に報告した時や許可を得る時に「で?」「結局何が言いたいの?」と言われることはありませんか?

 

新人社員の場合、まだ社会人的な言葉遣いが不慣れで、敬語でなければ言える・伝えられることも敬語でビジネス調に伝えることに対して悩むことがあると思います。

 

仕事をする上で必ず必要な「報告する」「許可を得る」「判断を仰ぐ」場合の上手な話の伝え方を紹介したいと思います。

伝えたいことをクリアにする

「失礼のないようにしなくては」と思えば思うほど、緊張して話している間に自分でも何を言っているのかわからなくなってしまうと、当然相手はあなたが何を言いたいのかまったくわかりません。

 

まずは伝えたいことをクリアにすることが「報告する」「許可を得る」「判断を仰ぐ」、どの場合でも上手に話を伝える為には必要です。ここを核として話を繋げていきましょう。

 

短くまとめる

とにかく「長い話」が一番困ります。特に上司が忙しい時はイライラさせてしまう一番の原因となります。報告では事実だけを(自分がどう思ったかなどの「感情」は入れない)、許可を得る場合は「△△を■■したいのですが宜しいでしょうか?」、判断を仰ぐ場合は「△と■、どちらが宜しいでしょうか?」と選択肢を用意する・「△△で困っているのですがどうのようにすればいいのか指示頂けませんでしょうか?」などのように、話を簡潔に伝えましょう。

 

伝えたいことが複数ある場合

伝えたいことが複数ある場合、「2点報告がございます」という感じで最初に伝えたいことがいくつあるのか伝えましょう。そうすると相手も聞く準備が出来ますので途中で口を挟んでくることはありません。

 

頭の中でシミュレーションする

話し始めてから終わるまで、上司がどのような反応をするかはわかりません。
色々なパターンを予想して回答を用意しておけば、話の途中で切り込まれた場合も用意しておいた回答を伝えればいいので、上司の急な質問にアタフタしてしまい話が反れてしまって本来伝えたいことが結局伝えられなかった・聞けなかったということはありません。

 

例えば、進捗状況を報告する場合は「なんでここまでしか進んでないの?」と聞かれた場合を想定して「△△の部分に時間がかかってしまいました」など明確かつ簡潔に回答出来るようにする、許可を得たい場合は「△△なので■■について許可を頂きたいと思います。」など必ず理由とセットにして伝え、その理由がいかに重要かを説明出来るようにしましょう。

 

判断を仰ぐ場合は「それ、自分で判断出来ないの?」と言われた場合を想定して、「△△の部分は■■で重要な箇所だと思いましたので判断を仰ごうと思いました」、教えられていなくて判断出来ない場合は、そのまま伝えると火に油を注ぐ結果になるかもしれないので「申し訳ございません。ご指示願います。」と言って話を進めると無難です。

 

また、褒められたときも想定して素直に受け取り「ありがとうございます」と笑顔で答えるシミュレーションもしておくと会話がスマートになります。

 

いきなり話し始めない

上司はたくさんの仕事を抱えています。黙ってディスプレイを眺めていても頭の中で色々なことを考えて解決しようとしているかもしれません。話をきちんと聞いてもらえる状況を用意することも話を上手に伝えることの一部です。

 

いきなり話し始めず報告したいことがある場合は「報告したいことがありますので、今お時間宜しいでしょうか?」と聞いてから話し始めるようにしましょう。

 

言葉の言い回しを増やす

話を伝える際、言い回しは非常に重要な役割を担っています。なぜなら言い回しによって相手の機嫌が変わる=回答の分かれ道(良い返事をもらえる・もらえない)になる可能性があるからです。

 

言葉の言い回しをたくさん持っていれば、相手に伝わりやすく、柔らかく感じてもらえる話の伝え方が出来ます。言葉の言い回しを増やすためには本を読むことの他にニュースや討論番組、選挙の演説などを参考にするのもお勧めです。

 

周りの人の話の伝え方を参考にする

先輩社員や同僚の上司との会話はとても参考になります。上記の「言葉の言い回しパターンを増やす」ことにも繋がりますが、こちらはもっと手軽に自分の職場内での「報告」「許可」「判断を仰ぐ」の成功例を知ることが出来る方法です。

 

但し「その人だからこその口のきき方」というものもありますので、周りの人を参考にしつつ自分の立場にあった言葉を選ぶことを忘れないでください。

 

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