メール上手になって好印象を与える方法

 

今やビジネスシーンに欠かせない「メール」。

 

しかし実際に会社に入ってから研修があることや教えてくれることは意外と少ないものです。特にビジネスメールに慣れていない学生さんは、内定先とメールでやり取りすることに不安を感じることも多いと思います。

 

また、なんとなく毎日メールを使っているけれども文章を考えることが苦手、いまいちメールがと意思疎通が図れないと思っている社会人の方。

 

メールは基本さえ押さえれば簡単で印象がグッと上がる、とても便利なツールですのでしっかり覚えて活用してください。

 

これが出来ていれば好印象【5つのポイント】
  1. 一目見てわかる件名(タイトル:Subject)
  2. きちんとした書き出し 
  3. 見やすく失礼のない本文
  4. 署名がついている
  5. 早く返信する

 

メールの件名は「誰からなのか」「要件」がわかるものにする

社会人になると1日でメールに目を通す件数は相当なものです。特に要人や営業さんとなれば格段に多くなります。不要な営業メールなどと見誤られないよう、メールの件名は必ず入力し件名だけで要件がわかるようにしましょう。
≪例≫

学生さんが内定先に職場見学の日程についてメール

【□□(学校名)〇〇(名前)】職場見学 日程の件

 

営業先へのお礼のメール

【□□(会社名)〇〇(名前)】本日はありがとうございました

 

取引先への依頼メール

【□□(会社名)〇〇(名前)】△△のご依頼

 

社内メールでの出欠確認メール

【〇/〇(日付)午前中までに返信願います】【〇/〇 〇時】△△の出欠について 

 

また、自分がメールを返信する場合は指示がなければ件名は変えないようにしましょう。(Re:件名のままとする)変えてしまうと何についての返信メールなのかわかりづらくなってしまうからです。

 

メールの書き始め

まず宛名ですが、内定先や取引先に送る場合は会社名、役職、名前を記載します。相手から名刺を頂いている場合は間違いのないように名刺の内容通りに記載しましょう。相手から頂いたメールに署名があればそのままコピー&ペーストすると間違いがなく安心です。

  • □□株式会社 ※(株)は使わない
  • △△部 部長
  • 〇〇 様

社内メールの際は自分がToなのかCcなのかを確認しない人もいるので

  • To:〇〇さん (役職がある場合は「さん」ではなく「役職」)
  • Cc:営業部各位

などと本文に記載してあげるとわかりやすいです。そして要件(本文)を記載する前に必ず名乗りましょう。

  • 社外メール 「いつもお世話になっております。□□(会社名)〇〇です。」
  • 社内メール 「お疲れ様です。〇〇です。」
  • 内定先へのメール「□□(学校名) 〇〇です。」

特に学生さんは普段使っていない挨拶文などを最初に書く傾向がありますが、それは取って付けた感があり、はっきり言ってその挨拶文はきちんと読んでくれる可能性が低いのであまり意味がありません。きちんと名乗りが出来ているほうが好印象を与えます。

 

見やすく失礼のない本文とは
  • 適度に改行する(一行が長すぎない)
  • 「ぁぃぅぇぉ 私ゎ ぢゃない」、絵文字、wwww(笑いのマーク)
  • 2ちゃんねるやTwitterで流行っている言葉使いはしない
  • ターン数を減らせるよう要点のまとまった内容にする

特に新入社員の方はプライベートでLINEやメッセンジャーでのやり取りに慣れている分、短文で送り短文で返信がくると思いがちですがメールを送った相手が常にメールを確認出来て返信出来る状況にいるとは限りません。メールを送る相手に無駄な労力を使わせないよう気を配りましょう。

  • 飲み会や接待などのお店を伝える場合は日時、店名、お店のURL、予約名を載せる
  • 挨拶やお礼の文章はコピー&ペーストしない
  • 返信不要の場合はその旨を伝える
  • 〆の言葉に注意する

「以上 宜しくお願い致します。」は定型文的なメールの〆言葉ですが、定型文に慣れすぎると文章と合わずチグハグになってしまいます。本文の内容を確認して「ご確認の程宜しくお願い致します。」「今後とも宜しくお願い致します。」など使い分けましょう。

 

メールのやり取りが頻繁で、相手からの信頼関係が気づけた場合は固すぎる文章より少し砕けた文章のほうが好印象の場合もありますが会社でメールをしている以上、そのメールは自分と相手だけのものではないので、例え相手からのメールが砕けたメールであっても誰に見せても気まずくならない、適度な距離感があるメールをしましょう。

 

署名の重要性

署名がついていることはメールを受け取る相手のことへの「思いやり」です。

  • 会社名
  • 部署名、役職名
  • 名前(読みにくい名前は、読み仮名も記載)
  • 郵便番号、住所
  • 電話番号
  • ファクス番号
  • メールアドレス
  • 会社のホームページURL
  • 営業時間、定休日 

こちらの情報が署名にあればメールを受け取った相手はわざわざ調べなくても、あなたに営業時間内に電話をかけたり訪問したりFAXを送ることが出来ます。学生であれば

  • 学校名
  • 名前
  • 電話番号
  • メールアドレス

上記の4点があれば、採用担当者はあなたに連絡を取る際手間がかかりません。メールを送る際に下部に添付されるよう登録してしまえば簡単ですのでぜひ活用してください。

 

返信は早めにする

メールは早めに返信しましょう。即答できない内容であれば「メールを確認したこと」「内容を検討して再度連絡すること」を返信すれば大丈夫です。

 

メールと電話の関係性

重要で必ず確認してほしいメールを送った後、『メールをしたら確認で電話をするものだと思っている人』『メールをしたのだからわざわざ電話してこられると気分が悪くなる人』社会にはどちらも存在します。
また、普段は『メールをしたのだからわざわざ電話してこられると気分が悪くなる人』であっても気分によって『メールをしたら確認で電話をするものだと思っている人』に変わる人が存在するのも事実ですので、リスクを回避するためにも重要なメールを送った後は電話をかけたほうが無難です。

 

 

ビジネスメール初心者さんへ

 

ここまで好印象をもたらすメールの使い方を紹介してきましたが、ここからは学生さんやビジネスメールに慣れていない方へ少し補足したいと思います。

 

アドレス名はシンプルで長すぎないものにする

入社すれば会社からアドレスを配布されるかもしれませんが、就活中の学生さん・転職活動中の方は履歴書などに連絡先としてメールアドレスを記載することがあると思います。

 

その際のアドレスはプライベートのものとは違いますので、自分の名前などを入れたシンプルなものにしましょう。恋人の名前や「LOVE」が入っていたり、絵文字などが入ったものはふざけた印象を与えたり失笑の的になります。

 

また、メールでやり取りする場合、メールを送ってくれる相手が手打ちでアドレスを入力する場合を考慮してあまり長すぎるものは避けましょう。複数のアカウントを作りやすいGmailであれば、多少容量の多いメールや添付ファイルも受け取れ、スマートフォンからも確認出来るのでおすすめです。

 

To、Cc、Bccの使い方
To

メールの内容をメインに伝えたい人に使います。

Cc

メインではないけれども、メールの内容を知っていて欲しい人に使います。例えば営業部の山田さんへメインにメールの内容を伝えたいけれども、山田さんの上司にもメールの内容を知っていて欲しい場合、Toは山田さん、Ccに山田さんの上司のアドレスを入力します。そうすると、山田さんと山田さんの上司がこの件について話をする際、山田さんが一から上司に説明する手間も省けるのでこちらを上手く使えればメール上手と言えます。

Bcc

面識のない人、会社などに一斉に同じ内容のメールを送る際に使います。Bccを使うことによりメールを受け取った人達に、その他の同時送信した人のアドレスは表示されなくなります。

 

敬称について

社外にメールを送る際に自社の人間の名前を出す場合は、普段自分が呼んでいる役職名などで書き込まないよう注意しましょう。例えば〇〇部長と呼んでいる場合は社外では苗字のみ、もしくは、部長の〇〇というになります。

 

社内メールなどで「〇〇殿」と使う方がいますが「殿」は目上の人から目下の人に使う敬称となりますので使用する際は注意してください。また、学生ではないので先輩は「〇〇先輩」と記載せず「〇〇さん」とさん付けにしましょう。

 

「各位」「御中」「様」の使い方

この3つの言葉はそれぞれが敬称となるので併用は出来ません。

 

「各位」は「皆様」という意味です。ですので「営業部各位」の代わりに「営業部の皆様」としても問題ありません。

 

「御中」は会社などの団体に向けての敬称です。「各位」と似ていますが、「各位」は「その団体の中の皆様ひとりひとりへ」という意味で「御中」は「団体そのものへの敬称」です。「営業部各位」と「営業部御中」は使用方法としてどちらも間違ってはいません。

 

「様」は個人宛の敬称ですので「山田様」など個人名の後に使います。「山田部長様」は敬称の重複となりますので「部長の山田さん」に敬称を付ける場合は「山田部長」もしくは「山田様」になります。こちらはメールだけでなく、封筒の宛名書きなども同様となります。

 

基本的なメールの使い方にプラスして

  • 一目見てわかる件名(タイトル:Subject)
  • きちんとした書き出し 
  • 見やすく失礼のない本文
  • 署名がついている
  • 早く返信する

を意識すること、これは意外と出来ていない人が多いので出来ていれば強みになるし、出来ていて当然と思っている相手にメールを送る際、出来ていなければ印象が悪くなってしまうこともあります。メールを送る前に一旦書いたメールを読み返して意識してみてください。

 

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